E-Rechnung einfach erklärt: Definition, Formate & Vorteile
Ein Ratgeber für Selbstständige und KMU.
Kurzfassung: Ab 2025 ändert sich, wie Unternehmen in Deutschland Rechnungen austauschen. Das einfache PDF reicht im B2B-Geschäft bald nicht mehr aus. Erfahren Sie hier, was Sie wissen müssen.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Viele halten ein normales PDF bereits für eine elektronische Rechnung. Rechtlich gesehen ist das jedoch oft nicht mehr ausreichend. Eine echte E-Rechnung im Sinne der neuen Verordnungen (und der EU-Norm EN 16931) muss strukturierte Daten enthalten.
Das bedeutet: Die Rechnung muss nicht nur für das menschliche Auge lesbar sein (wie ein Bild oder Papier), sondern auch für Maschinen. Software muss in der Lage sein, Rechnungsnummer, Beträge und Steuerdaten automatisch auszulesen, ohne dass ein Mensch diese abtippen muss.
Die wichtigsten Formate im Überblick
1. Die XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. Sie ist der Standard für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen). Für das menschliche Auge ist sie schwer lesbar, da sie nur aus Code besteht.
2. ZUGFeRD (Hybrid)
ZUGFeRD ist für die meisten Unternehmen die beste Wahl. Es ist ein Hybridformat:
Ein normales PDF (für den Menschen) mit unsichtbar eingebetteter XML-Datei (für die Maschine).
Belegtresor nutzt standardmäßig ZUGFeRD 2.3.
Warum Sie jetzt umstellen sollten
Effizienz: Keine manuelle Dateneingabe mehr beim Empfänger.
Kosten sparen: Kein Papier, kein Porto, keine physischen Ordner.
Schnelleres Geld: Digitale Prozesse beschleunigen oft die Freigabe und Zahlung.
Sicherheit & GoBD: Darauf müssen Sie achten
Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an die Archivierung digitaler Belege (GoBD). Die wichtigsten Grundsätze sind:
Unveränderbarkeit
Eine Rechnung darf nach der Festschreibung nicht mehr unerkannt geändert werden.
Verfügbarkeit
Daten müssen für 10 Jahre jederzeit lesbar und exportierbar sein.
Warum einfache Ordner nicht reichen
Ein einfaches Speichern im Windows-Explorer (z.B. "C:\Rechnungen\2024") reicht meist nicht aus, da Dateien dort leicht gelöscht oder verändert werden können. Im Falle einer Betriebsprüfung kann dies dazu führen, dass Ihre Buchführung verworfen wird – mit teuren Folgen.